বাংলাদেশ থেকে জাপানে: COE (在留資格認定証明書) ও শিক্ষার্থী ভিসার ধাপ, ঢাকার VFS Global-এ আবেদন

জাপানি ভাষা স্কুলে পড়তে যেতে হলে জাপানে রওনা হওয়ার আগে দুটি আলাদা অনুমোদন লাগে: COE (在留資格認定証明書) এবং শিক্ষার্থী ভিসা। দুটি দেয় আলাদা প্রতিষ্ঠান, আর ক্রমও ঠিক করা আছে। এই গাইডে ব্যাখ্যা করা হয়েছে কে কী করে এবং ঢাকায় ভিসার আবেদন কীভাবে এগোয়।

নিচে উল্লেখ করা সরকারি পাতাগুলো 2026 সালের 10 নভেম্বর যাচাই করা হয়েছে। নিয়ম, ফর্ম ও ফি বদলায়। এই গাইডকে মানচিত্র হিসেবে ব্যবহার করুন; টাকা দেওয়ার বা কাগজ জমা দেওয়ার আগে স্কুল, বাংলাদেশে জাপান দূতাবাস ও VFS Global-এ সর্বশেষ তথ্য নিশ্চিত করে নিন। সরকারি পাতায় যা নিশ্চিত করা যায়নি, তা সেভাবেই লেখা হয়েছে।

COE ও শিক্ষার্থী ভিসার পার্থক্য

6টি ধাপ

1. 1জাপানি ভাষা স্কুল বাছুন। শহর, খরচ, ডরমিটরি ও ভর্তির মাস তুলনা করুন।
2. 2স্কুলে আবেদন করুন। আবেদনপত্র ও কাগজপত্র পাঠান। স্কুল আপনার জাপানি ভাষার দক্ষতা যাচাই করে ভর্তি দেবে কি না ঠিক করে।
3. 3কাগজপত্র তৈরি করে COE-র আবেদন করুন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে স্কুল আপনার প্রতিনিধি হয়ে জাপানের অভিবাসন অফিসে আবেদন করে।
4. 4COE হাতে পান। ইমেইলে বা ডাকযোগে আসে। ইস্যুর তারিখ দেখে নিন।
5. 5ঢাকায় শিক্ষার্থী ভিসার আবেদন করুন। VFS Global-এর সাইটে অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিন এবং জাপান ভিসা আবেদন কেন্দ্রে কাগজ জমা দিন।
6. 6জাপানে গিয়ে পৌঁছানোর পরের প্রক্রিয়াগুলো সারুন। পাসপোর্ট, ভিসা ও COE দেখান, রেসিডেন্স কার্ড (在留カード) নিন এবং ঠিকানা নিবন্ধন করুন।

ক্রম সব জায়গায় একই, কিন্তু ফর্ম, সময়সীমা ও কাজের পদ্ধতি স্কুলভেদে আলাদা। স্কুল লিখিতভাবে যে নির্দেশনা দেয়, সেটা অনুসরণ করুন।

ধাপ 1: জাপানি ভাষা স্কুল বাছুন

আবেদনের আগে বাজেট ও প্রতিদিনের জীবনে প্রভাব ফেলে এমন বিষয়ে স্কুলগুলো তুলনা করুন: অবস্থান, টিউশন ফি, ডরমিটরি, ক্লাস শুরুর তারিখ এবং স্কুল বাংলাদেশি শিক্ষার্থীদের জন্য COE-র আবেদন করে কি না। সরকারের আনুমানিক সময়সূচিতে ক্লাস শুরুর 10 মাস থেকে 1 বছর আগে তথ্য সংগ্রহ শুরু করে 5 থেকে 7 মাস আগে আবেদন করার কথা বলা আছে।

জাপানি ভাষা স্কুল তুলনা করুন (শহর, খরচ ও ডরমিটরি দিয়ে তুলনা করা যায়)। কীভাবে বাছবেন তার জন্য জাপানি ভাষা স্কুল কীভাবে বাছবেন, আর এক বছরের খরচের জন্য খরচের গাইড দেখুন।

ধাপ 2: স্কুলে আবেদন করুন

কোন কাগজপত্র লাগবে তা স্কুল জানিয়ে দেয়। তালিকা ও সময়সীমা লিখিতভাবে চেয়ে নিন।

COE-র আবেদনে, 2026 সালের অক্টোবর বা তার পরে ভর্তি হতে যাওয়া শিক্ষার্থীদের আবেদন থেকে, ইমিগ্রেশন সার্ভিসেস এজেন্সি অব জাপান স্কুলগুলোকে শিক্ষার্থী বাছাইয়ের সময় জাপানি ভাষার দক্ষতা যাচাই করতে বলছে। যাচাই করা হয় জাপানি ভাষা পরীক্ষার সনদ বা সাক্ষাৎকারের মাধ্যমে, আর প্রয়োজনীয় মান জাপানি ভাষা শিক্ষার রেফারেন্স কাঠামোর (日本語教育の参照枠) A1 বা তার সমতুল্য ও তার ওপরে। স্কুল কীভাবে যাচাই করেছে তা বিভিন্ন যাচাইপত্রে লিখে দেয়। আগে 150 ঘণ্টা পড়াশোনার ইতিহাস দিয়েও দেখানো যেত, কিন্তু বর্তমান নিয়মে পরীক্ষার সনদ বা সাক্ষাৎকার লাগে। যাচাইপত্র তৈরি করে শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, আর পরীক্ষার সনদ থাকলে যাচাইপত্রের সঙ্গে সেটিও জমা দিতে হয়।

বিদেশের বিশ্ববিদ্যালয় ইত্যাদি থেকে স্নাতক হয়ে স্নাতক সনদ জমা দিলেও জাপানি ভাষার দক্ষতা প্রমাণ করতে হয় না কেবল তাঁদের, যাঁরা ইমিগ্রেশন সার্ভিসেস এজেন্সি অব জাপানের প্রকাশিত তালিকায় (別表) থাকা দেশ ও অঞ্চলের নাগরিক। বাংলাদেশ সেই তালিকায় নেই, তাই এই ব্যতিক্রম প্রযোজ্য হবে না বলে ধরা হচ্ছে। স্কুল কী গ্রহণ করে, তা জেনে নিন।

ধাপ 3: কাগজপত্র তৈরি করে COE-র আবেদন করুন

কে আবেদন করে

আবেদনকারী শিক্ষার্থী নিজে অথবা তাঁর প্রতিনিধি। সরকারের শিক্ষার্থী গাইড অনুযায়ী বেশিরভাগ ক্ষেত্রে স্কুল প্রতিনিধি হয়ে আবেদন করে। আবেদন করতে হয় জাপানের ভেতরে আঞ্চলিক অভিবাসন অফিসে। ডাকযোগে জমা নেওয়া হয় না। অনলাইনেও আবেদন করা যায়, তবে কারা বা কোন প্রতিষ্ঠান ব্যবহার করতে পারবে তার শর্ত আছে; তাই স্কুল অনলাইন আবেদন করে কি না জেনে নিন। COE-র আবেদনের জন্য কোনো ফি লাগে না।

COE আবেদনের কাগজপত্র

সঠিক তালিকা ব্যক্তি ও স্কুলভেদে আলাদা, তাই স্কুলের তালিকা অনুসরণ করুন। ইমিগ্রেশন সার্ভিসেস এজেন্সি অব জাপানের শিক্ষার্থীদের পাতায় প্রধানত এগুলো উল্লেখ আছে:

• আবেদনপত্র, 1টি ছবি, স্ট্যাম্প লাগানো ফেরত পাঠানোর খাম।
• আর্থিক দায়িত্ব গ্রহণের পত্র (কে খরচ দেবেন তা দেখানোর কাগজ) এবং ব্যয়বহনকারী যে খরচ বহন করতে পারবেন তা দেখানোর কাগজ।
• নিজের সম্পর্কে তথ্য: পরিচয়, শিক্ষাগত যোগ্যতা, জাপানি ভাষা শেখার ইতিহাস।
• স্কুল যেসব যাচাইপত্র তৈরি করে (সর্বশেষ ফর্মে)।
• স্কুল বা অভিবাসন অফিস চাইলে অন্যান্য কাগজপত্র।

জাপানে ইস্যু করা সনদ জমা দেওয়ার তারিখ থেকে 3 মাসের মধ্যের হতে হবে। জমা দেওয়া কাগজ সাধারণত ফেরত দেওয়া হয় না, তাই মূল কপি দরকার হলে আগেই জানান।

অনুবাদ

বিদেশি ভাষায় লেখা যেসব কাগজ জাপানের অভিবাসন অফিসে জমা দিতে হয়, সেগুলোর সাধারণত জাপানি অনুবাদ লাগে। কাগজ ও আবেদনের ধাপভেদে প্রয়োজন আলাদা হতে পারে, তাই স্কুলের কাছে সর্বশেষ নির্দেশনা জেনে নিন। COE-র আবেদন ও ঢাকায় ভিসার আবেদন আলাদা প্রক্রিয়া, কাউন্টারও আলাদা। একটির জন্য করা অনুবাদ অন্যটিতেও চলবে, এমন ধরে নেবেন না।

কত সময় লাগে

স্ট্যান্ডার্ড প্রক্রিয়াকরণের সময় আবেদন গ্রহণের দিন থেকে 1 থেকে 3 মাস। এর চেয়ে বেশিও লাগতে পারে। ক্লাস শুরুর অনেক আগে COE পৌঁছায়, এমনভাবে পরিকল্পনা করুন।

ধাপ 4: COE হাতে পান

2023 সালের 17 মার্চ থেকে COE ইমেইলে নেওয়া যায়। স্কুল অনলাইনে আবেদন করলে বা আগে ব্যবহারকারী নিবন্ধন করা থাকলে নিবন্ধিত ইমেইল ঠিকানায় আসে, আর ইমেইলের লিঙ্ক থেকে গ্রহণ নিবন্ধন করতে হয়। কাগজের COE-ও বেছে নেওয়া যায়। কোনটি নেবেন তা স্কুলের কাছে জেনে নিন এবং যে ইমেইল ঠিকানা প্রতিদিন দেখেন সেটি ব্যবহার করুন।

COE-র ক্ষেত্রে সাধারণত ইস্যুর তারিখ থেকে 3 মাসের মধ্যে জাপানে অবতরণের আবেদন করতে হয়। শুধু ভিসার আবেদন নয়, জাপানে পৌঁছানোর তারিখও যেন এই সময়ের মধ্যে পড়ে, সেভাবে পরিকল্পনা করুন। ইস্যুর তারিখ দেখে নিন।

ধাপ 5: ঢাকায় শিক্ষার্থী ভিসার আবেদন করুন

কোথায় আবেদন করবেন

বাংলাদেশে জাপান দূতাবাস 2024 সালের 3 নভেম্বর থেকে ভিসা আবেদন গ্রহণের কাজ VFS Global-কে দিয়েছে। দূতাবাসের ঘোষণা অনুযায়ী ব্যক্তিগত পরিস্থিতির জন্য সরাসরি আবেদন নেওয়া হয় না। ভিসা দেওয়া হবে কি না, তা VFS Global নয়, জাপান দূতাবাস ঠিক করে।

VFS Global-এর জাপান ভিসা আবেদন কেন্দ্রের ঠিকানা সরকারি পাতায় এভাবে দেওয়া আছে:

Delta Life Tower, 4th Floor, Road#90, Plot#37, Gulshan-2, Dhaka-1212

ফোন 09606 777 910, ইমেইল info.japanbd@vfshelpline.com। খোলার সময় কোনো পাতায় পাওয়া যায়নি, তাই অ্যাপয়েন্টমেন্টের পর্দায় দেখে নিন। দূতাবাসের যোগাযোগ +880-2-2222-60010 ও consular@dc.mofa.go.jp, তবে এটি কূটনৈতিক, সরকারি কাজ ইত্যাদির মতো নির্দিষ্ট শ্রেণির মানুষের জন্য।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট কীভাবে নেবেন

VFS Global-এর সাইটে (visa.vfsglobal.com/bgd/en/jpn) অনলাইনে অ্যাপয়েন্টমেন্ট নেওয়া বাধ্যতামূলক। সরকারি পাতা অনুযায়ী পরবর্তী মাসের পরের মাসের অ্যাপয়েন্টমেন্টের স্লট সাধারণত প্রতি মাসের 15 তারিখে খোলা হয়। মার্চের মাঝামাঝি থেকে জুনের শুরু এবং সেপ্টেম্বরের মাঝামাঝি থেকে অক্টোবরের শেষ পর্যন্ত ভিড় থাকে, আর পছন্দের তারিখের জন্য 1 মাসের বেশি অপেক্ষা করতে হতে পারে। সেদিনের বাতিল স্লট কেন্দ্রের কাউন্টারে আগে আসলে আগে পাবেন ভিত্তিতে নেওয়া হয়, তবে নেওয়া হবেই এমন নিশ্চয়তা নেই।

যাত্রা 3 মাসের বেশি দূরে থাকলে আবেদন গ্রহণ নাও করা হতে পারে। প্রবেশের সম্ভাব্য সময় থেকে পেছনে গুনে অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিন।

ভিসার কাগজপত্র

VFS Global-এর দীর্ঘমেয়াদি থাকার (COE-ভিত্তিক আবেদন) চেকলিস্টে এগুলো আছে:

• ভিসা আবেদনপত্র।
• বৈধ পাসপোর্ট এবং পরিচয়ের পাতার কপি।
• 1টি ছবি (2 ইঞ্চি × 1.4 ইঞ্চি, 6 মাসের মধ্যে তোলা, সাদা ব্যাকগ্রাউন্ড)।
• COE-র কপি।
• বিমানের টিকিট বুকিংয়ের কাগজ।

জাপানে তৈরি করা কাগজ ইস্যুর 3 মাসের মধ্যের হতে হবে। পাসপোর্ট ছাড়া অন্য কাগজ ফেরত দেওয়া হয় না। কাগজ A4 আকারের কপি করে চেকলিস্টের ক্রমে সাজান এবং চেকলিস্টের একটি কপি সঙ্গে দিন। যাচাইয়ের মাঝখানে বাড়তি কাগজ চাওয়া হতে পারে, আর আবেদন নামঞ্জুর হলে কারণ জানানো হয় না।

এই চেকলিস্ট শুধু শিক্ষার্থীদের জন্য নয়; নির্ভরশীল, কাজ, প্রশিক্ষণ ইত্যাদিসহ দীর্ঘমেয়াদি থাকার একটি সাধারণ সংস্করণ। এই চেকলিস্টে জাপানি ভাষা স্কুলের সনদ বা জাপানি ভাষার দক্ষতার সনদ আসেনি। দূতাবাসের আলাদা একটি পাতায় (Required Documents) শিক্ষাগত যোগ্যতার সনদের মূল কপি (SSC থেকে সর্বশেষ ডিগ্রি পর্যন্ত, বাংলা বা ইংরেজি—যেকোনো একটি সংস্করণ গ্রহণযোগ্য) এবং স্কুলের গ্রহণপত্রের মতো VFS Global-এর চেকলিস্টের চেয়ে আলাদা কথা লেখা আছে। ছবির মাপও VFS Global-এর সঙ্গে মেলে না। এই পাতা কবেকার তথ্য, তা জানা যায়নি; তাই অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগে VFS Global ও স্কুলের কাছে বর্তমান শর্ত জেনে নিন।

COE-র মূল কপি ও ইমেইলের COE

VFS Global-এর চেকলিস্টে COE-র শুধু "কপি" লেখা আছে। ইমেইলে পাওয়া COE কীভাবে নেওয়া হবে, তা VFS Global বা দূতাবাস কোথাও লেখা পাওয়া যায়নি। ইমিগ্রেশন সার্ভিসেস এজেন্সি অব জাপান বলেছে, বিদেশে থাকা ব্যক্তি স্মার্টফোনে ইমেইল দেখিয়ে ভিসার আবেদন করতে পারেন, কিন্তু ঢাকার কেন্দ্রে সেটা চলে কি না, তা নিশ্চিত করা যায়নি। COE-র ইমেইল পুরোটা প্রিন্ট করুন; কাগজে পেলে মূল কপিও সঙ্গে নিন; আর অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগে স্কুল বা VFS Global-কে জিজ্ঞাসা করুন।

ফি

• ভিসা ফি: বাংলাদেশের নাগরিকদের জন্য বিনামূল্যে (দূতাবাসের ঘোষণা)।
• VFS Global-এর সার্ভিস চার্জ: আলাদাভাবে লাগে। যাচাই করা সরকারি পাতাগুলোর মধ্যে অঙ্ক মেলেনি (1,900 টাকা ও 2,090 টাকা দেখা গেছে), তাই বর্তমান অঙ্ক নিশ্চিত করা যায়নি। পরিশোধের পদ্ধতিসহ অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগে VFS Global ঢাকার সরকারি পাতায় দেখে নিন।

ফি বদলায়, তাই সর্বশেষ ঘোষণা দেখে নিন।

ভিসায় কত সময় লাগে

• দূতাবাস জানিয়েছে, কাগজপত্র সম্পূর্ণ থাকলে VFS Global-এ জমা দেওয়ার দিন থেকে সবচেয়ে কম 7 কার্যদিবস। কাগজে ত্রুটি থাকলে বেশি লাগে, আর বিস্তারিত যাচাই লাগলে কয়েক মাসও লাগতে পারে।
• VFS Global-এর পাতায় সাধারণত প্রায় 5 কার্যদিবসের কথাও লেখা আছে। এটি আনুমানিক, আর যাচাই ও ভিসা দেওয়ার কাজ করে দূতাবাস।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট পাওয়ার অপেক্ষা, COE-র প্রক্রিয়াকরণ (1 থেকে 3 মাস) এবং ভিসার প্রক্রিয়াকরণ আলাদা সময়, আর এগুলো যোগ হয়। প্রক্রিয়াকরণের সময় শুধু আনুমানিক। বিমানের টিকিট কেনার সময় এসব মাথায় রেখে ঠিক করুন, আর ভিসা ইস্যু হয়েছে নিশ্চিত হওয়ার পরই কিনুন। সব কাগজ জমা দিলেও ভিসার নিশ্চয়তা নেই।

ধাপ 6: জাপানে গিয়ে পৌঁছানোর পরের প্রক্রিয়াগুলো সারুন

বিমানবন্দরে পাসপোর্ট, ভিসা ও COE (থাকলে) দেখান। যেসব প্রধান বিমানবন্দরে রেসিডেন্স কার্ড (在留カード) সেখানেই দেওয়া হয়, সেখানে পাসপোর্টে অবতরণের অনুমতির সিল পড়ে এবং রেসিডেন্স কার্ড পান। অন্য বিমানবন্দরে রেসিডেন্স কার্ড পরে ঠিকানায় পাঠানো হয়।

ঠিকানা ঠিক হলে এগুলো করুন:

• ঠিকানা নিবন্ধন: 14 দিনের মধ্যে পৌরসভার কাউন্টারে নিবন্ধন করুন।
• জাতীয় স্বাস্থ্যবিমা: যোগ্য হলে এবং অন্য শর্ত পূরণকারী কোনো স্বাস্থ্যবিমায় যুক্ত না থাকলে, ঠিকানা নিবন্ধনের পর পৌরসভায় গিয়ে জাতীয় স্বাস্থ্যবিমায় যুক্ত হওয়াই সাধারণ নিয়ম। বিমা সাধারণত চিকিৎসা খরচের 70% বহন করে।
• পার্ট-টাইম কাজ: শিক্ষার্থীদের পার্ট-টাইম কাজ করতে অনুমতি লাগে, আর সীমা সপ্তাহে 28 ঘণ্টা।

বিস্তারিত ধাপ জানতে জাপানে পৌঁছানোর পর করণীয়, আর কাজের নিয়মের জন্য পার্ট-টাইম কাজের নিয়ম দেখুন।

এ পর্যন্ত যা যাচাই করা যায়নি

নিচের বিষয়গুলো সরকারি পাতায় নিশ্চিত করা যায়নি। নির্দিষ্ট কোনো নিয়ম থাকতে পারে, তাই স্কুল ও VFS Global-কে জিজ্ঞাসা করুন।

• VFS Global ঢাকার খোলার সময়।
• ইমেইলের COE কেন্দ্রে মূল কপির বদলে গ্রহণ করা হয় কি না।
• পাসপোর্টের মেয়াদ ও ফাঁকা পাতার সংখ্যার শর্ত।
• বাংলাদেশ থেকে আসা শিক্ষার্থীদের কাছে ভিসার আবেদনে জাপানি ভাষা স্কুলের সনদ, জাপানি ভাষার দক্ষতার সনদ ও আর্থিক দায়িত্ব সংক্রান্ত কাগজ চাওয়া হয় কি না।

সচরাচর জিজ্ঞাসা

বাংলাদেশে শিক্ষার্থী ভিসার আবেদন কোথায় করব?

ঢাকার (Gulshan-2) VFS Global-এর জাপান ভিসা আবেদন কেন্দ্রে। আগে COE লাগে। ভিসা দেওয়া হবে কি না, তা ঠিক করে দূতাবাস, VFS Global নয়।

ভিসা ফি লাগে কি?

বাংলাদেশের নাগরিকদের জন্য দূতাবাসের ঘোষণা অনুযায়ী বিনামূল্যে। VFS Global-এর সার্ভিস চার্জ আলাদাভাবে লাগে। অঙ্ক VFS Global-এর পাতায় দেখে নিন।

COE পাওয়ার পর ভিসায় কত সময় লাগে?

দূতাবাস জানিয়েছে, কাগজপত্র সম্পূর্ণ থাকলে VFS Global-এ জমা দেওয়ার দিন থেকে সবচেয়ে কম 7 কার্যদিবস। এর সঙ্গে অ্যাপয়েন্টমেন্ট পাওয়ার অপেক্ষা যোগ হয়, আর ভিড়ের সময়ে তা 1 মাসের বেশি হতে পারে। ভিসা ইস্যু না হওয়া পর্যন্ত বিমানের টিকিট কিনবেন না।

COE দেরি হলে কী করব?

COE-র স্ট্যান্ডার্ড প্রক্রিয়াকরণের সময় 1 থেকে 3 মাস, তাই দেরি হলেও সঙ্গে সঙ্গে সমস্যা নয়। প্রতিনিধি স্কুলকে দিয়ে অভিবাসন অফিসে অবস্থা জানিয়ে নিন। বিমানের টিকিট কিনবেন না, আর "তাড়াতাড়ি পাইয়ে দেব" বলে এমন কাউকে টাকা দেবেন না। ক্লাস শুরুর তারিখ ধরতে না পারার আশঙ্কা থাকলে, পরের ভর্তির সময়ে সরার বিষয়ে স্কুলের সঙ্গে কথা বলুন।

COE ছাড়া শিক্ষার্থী ভিসার আবেদন করা যায় কি?

VFS Global-এর এই চেকলিস্টে COE লাগে। কোনো ব্যতিক্রম আছে কি না, তা দূতাবাসের কাছে জেনে নিন।

COE থাকলে কি ভিসা অবশ্যই পাওয়া যায়?

না। ভিসা দূতাবাসের নেওয়া আলাদা একটি সিদ্ধান্ত। দূতাবাস নামঞ্জুরের কারণ জানায় না।

COE-র মেয়াদ কত?

সাধারণত ইস্যুর তারিখ থেকে 3 মাসের মধ্যে ব্যবহার করতে হয়। আপনার হাতের COE-র তারিখ দেখে নিন।

এরপর যা করবেন

স্কুল এখনো ঠিক না হলে জাপানি ভাষা স্কুল তুলনা করে 2 থেকে 3টিতে নামিয়ে আনুন। তারপর খরচের গাইড পড়ে টাকা দেওয়ার আগে কী কী তৈরি রাখতে হবে বুঝে নিন। তালিকা ছোট করতে সাহায্য লাগলে যোগাযোগ করুন। Nihongo School Finder বিনামূল্যে ব্যবহার করা যায়। ভর্তি বা ভিসার নিশ্চয়তা দেওয়া হয় না।